Overlack-Furniere

von Harry Weiland

Eine komplett neue Auftragsbearbeitung, inklusive Integration ins Hochregallager, eine nahtlose Einbindung der Sortierstraße und direkter Zugriff auf die Lagerbestände in Polen und in der Ukraine: Overlack Furniere in Rastatt profitiert seit September 2008 von einer hochintegrierten IT-Lösung. Bei der Einführung von TIMBERplus aus dem Hause der Hamburger Business Software Solutions (BSS) konnten zugleich Strukturen und Prozesse optimiert werden.

Innovation ist für Overlack Furniere nichts Neues. Die weltweit aktiven Badener haben 1999 als eines der ersten Unternehmen der Branche eine automatische Furniersortierstraße eingeführt. Da war es ein folgerichtiger Schritt, dass sich Overlack Furniere nun jenes ERP-Systems bedient, das die Produktion mit dem Handel vereint, Hardwarekomponenten und Software aus einer Hand liefert und zu einer umfassenden Lösung für den Furnierhandel integriert: TIMBERplus – dem Produkt der Hamburger BSS Business Software Solutions. TIMBERplus, im Jahr 2000 gemeinsam mit dem Erstkunden Ulrich Furniere in Hamburg entwickelt, ist heute mit mehr als einem Dutzend Installationen eine führende Komplettlösung der Branche. Bert Overlack und Peter Lindqvist, Geschäftsführer Overlack Furniere dazu: „Auch wenn TIMBERplus nicht gerade eine günstige Lösung ist, haben wir uns entschieden, das Produkt zu nutzen, weil wir von den Vorteilen überzeugt waren. Das System deckt alle Besonderheiten des Furnierhandels ab, ohne dabei unflexibel zu werden.“ TIMBERplus wurde bei Overlack Furniere von April bis September 2008 implementiert.

Heute, nach der Einführung von TIMBERplus, mussten sie Ihre Meinung nicht ändern. Das Unternehmen profitiert an gleich mehreren Stellen von der ERP-Lösung in Sachen Furniere. Das Hochregallager bei Overlack war früher nicht elektronisch an die Auftragsbearbeitung angebunden. Laufzettel gingen händisch von der Auftragsbearbeitung an die Lagerverwaltung: Der Stapler-Fahrer hat seine Aufträge aus einem separaten System geholt, war sein Job erledigt, meldete er diese zurück. Der Aufwand für einen solchen nicht vernetzen Prozess ist groß, die potenzielle Fehlerquote hoch. Mit dem neuen System wurde die Ausführung und Überwachung der Fahraufträge deutlich vereinfacht.

Heute hat Overlack Furniere eine völlig neue Auftragsbearbeitung auf Basis von TIMBERplus inklusive einer elektronischen Anbindung an das Lager. Wenn der Verkäufer eine Palette benötigt, schickt er dem Gabelstapler via W-LAN einen Auftrag an das Stapler-Terminal mit Touchscreen-PC. Nachdem der Fahrer seinen Auftrag erledigt hat, quittiert er den Job mit Hilfe des Touchscreens oder mit einem Handscanner. Verkäufer kann in der Lagerauskunft die Paletten nach verschiedenen Kriterien selektieren und danach einen Fahrauftrag auslösen, der an das Stapler-Terminal geht. Kurze Zeit darauf stehen die Paletten im Showroom zur Verfügung. Bei Overlack Furniere ist man stolz darauf, dass beliebige Paletten innerhalb von wenigen Minuten parat stehen.

Mit der Einführung von TIMBERplus wurde bei Overlack auch die automatische Sortierstraße mit dem Unternehmenssystem vernetzt. Früher wurden die Daten für die Sortierstraße erst mit dem Scannen geladen und eine Eingangskontrolle der Menge war nur eingeschränkt möglich, heute bezieht sie alle Informationen aus dem zentralen ERP-System. Das ERP-System übernimmt die Steuerung der Sortierstraße.
Ein mobiler Grading-Cart inklusive PC, Bildschirm, Handscanner und Etikettendrucker ermöglicht es dem Verkäufer gemeinsam mit dem Kunden, Furniere zu bewerten und zusammenzustellen. Dank einer W-LAN-Anbindung des Grading-Carts kann der Verkäufer die Vorbereitung, den Verkauf und das Kommissionieren standortunabhängig durchführen. Der Grading-Cart ist auch eine Lösung von Business Software Solutions. BSS-Geschäftsführer Stephan Herold: „Wir wollen unseren Kunden nicht nur ein Stück Software liefern, sondern wir entwickeln für sie Lösungen, die die gesamten Anforderungen des komplexen Furnier-Geschäfts abdecken. Das ist unser Mehrwert.“

BSS-Kunden profitierten dabei auch von den Erfahrungen, die die Hamburger seit nunmehr acht Jahren in der Branche sammeln, sagt Stephan Herold. Bei Overlack Furniere konnten mit der Einführung von TIMBERplus gleichzeitig die Stillstandzeiten der Sortierstraße reduziert werden. Heute muss dort nicht mehr in einer bestimmten Reihenfolge gegradet werden, sondern es geht auch un-ordentlicher: TIMBERplus erkennt Barcodes, so dass die Pakete in beliebiger Reihenfolge auf das Band gelegt werden können. Automatisierung übrigens auch am Ende dieses Prozesses: Wenn eine Palette voll ist, wird ein automatischer Fahrauftrag an den Stapler ausgelöst.

BSS konnte mit Consulting-Leistungen gleichzeitig Teile die Organisation bei Overlack Furniere optimieren. So wurden mehrere Arbeitsschritte beim Paletten-Handling eliminiert. Geschäftsführer Peter Lindqvist: „Mitarbeiter wurden von Routine-Tätigkeiten entlastet und wir konnten an mehreren Stellen Prozesse verbessern.“ BSS hat Overlack außerdem darin unterstützt, die bisherige Kalkulation umzustellen. Lindqvist: „Wir schätzen diese Impulse von außen.“

Mehrere Schnittstellen sorgen dafür, dass sich TIMBERplus bei Overlack Furniere intelligent in die bestehenden Unternehmenssysteme integriert. So realisierte BSS etwa eine Integration in das CRM-System. TIMBERplus liefert auf diesem Weg aktuelle Verkaufsdaten an die Kunden-Verwaltung. Eine Schnittstelle von TIMBERplus an die Buchhaltung sorgt für die schnelle, automatische und vor allem fehlerfreie Übergabe von Verkaufsdaten an das Abrechungs-System. Und schließlich hat BSS TIMBERplus auch an das bestehende Dokumenten-Managementsystem bei Overlack Furniere angebunden. Ausgehende Rechungen etwa, werden elektronisch im Dokumenten-Management-System abgelegt. Overlack Furniere erfüllt damit die Anforderungen an ein rechtssicheres Dokumenten-Management.

Der Furnierspezialist aus Rastatt profitiert von der neuen Zusammenarbeit mit BSS auch in Sachen Internationalisierung. Overlack hat auch die Standorte in Polen und Kiew (Ukraine) mit TIMBERplus ausgestattet. BSS schuf gleichzeitig eine Netzwerkstruktur (VPN) zwischen allen Standorten, „so dass sich die Niederlassungen in Osteuropa nun aus EDV-Sicht genauso wie der Hauptsitz in Rastatt anfühlen“, sagt Bert Overlack. Die Niederlassungen liefern einmal täglich ihre Datenbestände nach Rastatt. Die Lagerbestände in Polen und in der Ukraine können somit genauso verwaltet werden wie die Lagerbestände in Rastatt. Außerdem haben die Badener nun genaue Kennzahlen für Benchmarks zwischen den Standorten. Ihnen stehen etwa Daten über Verkäufe in den Niederlassungen auf Knopfdruck zur Verfügung. „Das ist für uns ein wertvolles Sales- und Controlling-Instrument auf Gruppenebene“, sagt Bert Overlack. Ein solches integriertes System sei eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches Agieren am weltweiten Markt.

Bei Overlack Furniere kam erstmals auch die neue Support-Funktion von TIMBERplus zum Einsatz. Die Anwendung lässt sich nun auch per Fernwartung (Remote-Control) steuern. Overlack-Mitarbeiter haben einen Button, mit dem sie im Falle des Falles Hilfe anfordern können. Ein BSS-Mitarbeiter schaltet sich dann auf den Rechner des Anwenders auf und führt den Overlack-Mitarbeiter zur Lösung. Selbst auf dem Staplerterminal steht diese Funktion zur Verfügung „Wenn der Anwender ein Problem hat“, verspricht BSS-Geschäftsführer Stephan Herold, „dann haben wir die Möglichkeit, den Anwender direkt zu unterstützen“. Peter Lindqvist ist mit dieser Einstellung zufrieden: „Das Engagement von BSS hat nach dem Projekt-Ende nicht nachgelassen, sondern man stand auch dann noch für Änderungen und Anpassungen zur Verfügung.“